Warum ein bewusstes, kleines Trail-Event?
Ich organisiere seit einigen Jahren lokale Trailruns – nicht als Grossveranstaltung, sondern als Begegnung für die Community: Freundinnen und Freunde, Nachbarinnen, Vereinskollegen. Aus meiner Erfahrung braucht es kein grosses Budget, um ein gutes, sicheres und nachhaltiges Event auf die Beine zu stellen. Wichtig ist die Absicht: Rücksicht auf die Natur, klare Kommunikation und eine Einbindung der lokalen Community. In diesem Artikel teile ich meine konkrete Herangehensweise, Checklisten und praktische Tricks, die dir helfen, ein lokales Trail-Event nachhaltig und community-orientiert zu organisieren.
Früh planen: Genehmigungen, Streckenwahl und Behörden
Das Erste, was ich mache, ist frühzeitig bei der Gemeinde und bei Forst-/Naturschutzstellen anzufragen. Auch wenn du denkst, es sei «nur» eine kleine Runde: viele Gemeinden verlangen eine Anmeldung, Schutzzonen reagieren empfindlich, und Bergbahnen oder Alpgenossenschaften wollen informiert sein. Transparent auftreten zahlt sich aus – erkläre Zweck, erwartete Teilnehmerzahl und Massnahmen zur Schonung der Natur.
Bei der Streckenwahl orientiere ich mich an bestehenden Pfaden und Wegen, vermeide heikle Wildruhezonen insbesondere während der Brut- und Setzzeit und plane Notausstiege. Ich nutze Komoot oder Garmin BaseCamp zur Planung und exportiere GPX-Files für die Teilnehmenden. Für Orientierung vor Ort reichen einfache, umweltfreundliche Markierungen (z. B. abbaubare Bänder nur am Start/Abzweigungen) – aber weniger ist oft mehr.
Budget smart einsetzen
Mit wenig Geld lässt sich viel erreichen, wenn du Prioritäten setzt. Die drei wichtigsten Posten sind: Sicherheit (Personal, Erste Hilfe), Kommunikation (Anmeldung, Streckeninfos) und Verpflegung (lokal, nachhaltig). Alles andere kann durch Kooperationen, Leihgaben oder Eigenleistungen gelöst werden.
| Posten | Budget-Tipp |
|---|---|
| Sicherheit/Erste Hilfe | Freiwillige mit Wund-Set; Partner: Regionaler Samariterverein |
| Markierung | Wiederverwendbare Stoffbänder oder natürliche Orientierungspunkte |
| Verpflegung | Lokale Bäckerei/Imker – faire Sachspenden |
| Versicherung/Gebühren | Früh abklären; oft reduziert für gemeinnützige Events |
Freiwillige finden und motivieren
Ohne Volunteers läuft nichts. Ich frage früh im Verein, bei Laufgruppen und in lokalen Facebook- oder WhatsApp-Gruppen. Wichtig ist, klare, realistische Aufgaben zu verteilen: Streckenposten, Start/Finish, Verpflegung, Erste Hilfe, Foto/Kommunikation. Ich erstelle kurze Einsatzpläne (2–3 Stunden pro Person sind oft realistisch) und bedanke mich mit lokalen Goodies: eine Flasche lokaler Sirup, ein Gutschein der Dorfbeiz oder ein kleines Event-Shirt. Anerkennung ist ein starkes Budget-freundliches Motivationsmittel.
Nachhaltige Verpflegungskonzepte
Vermeide Einwegplastik. Ich arbeite mit Mehrwegbechern (Bring-your-own oder Pfandsystem), lokalen Produzenten und konzentriere mich auf einfache, energiereiche Snacks: Bananen, Datteln, selbstgebackene Riegel, lokale Nüsse. Wasserstationen nur an den notwendigen Punkten – besser: klarmachen, dass die Läufer eine Trinkblase oder -flasche mitbringen sollen. Für eine kleine Startgebühr lasse ich oft lokale Bäckereien oder Imker als Sponsor auftauchen, die im Gegenzug Sichtbarkeit erhalten.
Sicherheits- und Notfallplanung
Sicherheit hat Priorität. Ich erstelle einen einfachen Notfallplan mit folgenden Punkten:
Für Zeitmessung verwende ich oft kostenfreie oder günstige Apps (z. B. RaceResult App, Strava Live Segmente für kleine Gruppen) statt teurer Chip-Systeme. Bei Wettkampfformat mit Ranglisten lohnt sich eine einfache manuelle Zeitnahme mit Stoppuhr und Excel-Export – austauschbar und transparent.
Kommunikation: Klar, ehrlich, lokal
Für Werbung nutze ich lokale Kanäle: Vereinsmailinglisten, Dorfblätter, Instagram und Facebook-Gruppen der Region. Ich poste eine präzise Eventbeschreibung mit:
Ich bitte Teilnehmer aktiv, Fahrgemeinschaften zu bilden und öffentliche Verkehrsmittel zu nutzen – manchmal gibt die Gemeinde einen Treffpunkt beim Bahnhof frei.
Beschilderung und Orientierung
Für kleine Events reichen wenige, durchdachte Markierungen. Ich nutze Stoffbänder in einer Farbe nur an essentiellen Abzweigungen und kombiniere mit kurzen Hinweisschildern auf Pappe (nach dem Event mitgenommen). Zusätzlich stelle ich den GPX-Track zur Verfügung und ermutige Teilnehmende, die Route vorher auf Komoot/Strava zu laden. Ein leichter Papier-Notfallplan am Start (Karte mit Treffpunkten) gibt zusätzliche Sicherheit.
Umwelt- und Naturschutz
«Leave no trace» ist kein Slogan, sondern Pflicht. Ich informiere alle über sensible Bereiche, bitte, nicht abseits zu laufen, und organisiere nach dem Event eine kurze Cleanup-Runde mit Freiwilligen. Ich dokumentiere vorher/nachher mit Fotos und melde Besonderheiten (z. B. neue Trampelpfade) an die Gemeinde. Wenn möglich, spende ich einen kleinen Betrag an lokale Naturschutzprojekte – das schafft Vertrauen und zeigt Verantwortung.
Partnerships und Sponsoren ohne Kommerz-Overkill
Lokale Partnerschaften sind Gold wert: Bäckerei, Sportgeschäft (z. B. kleiner Fachhändler statt Global Player), Gemeinde, Bergbahn. Statt grosser Finanzierungen bevorzuge ich Sachleistungen: Gutscheine als Preise, Wasser in Kanistern statt Flaschen, Materialleihe (Absperrbänder, Erste-Hilfe-Koffer). Damit bleibt das Event authentisch und community-orientiert.
Registrierung, Gebühren und Transparenz
Ich halte die Anmeldegebühr niedrig, nur so hoch, dass die Grundkosten gedeckt sind. Transparenz hilft: Auf der Anmeldeseite liste ich grob, wofür das Geld verwendet wird (Genehmigungen, Erste Hilfe, Verpflegung, Versicherung). Für die Administration nutze ich einfache Tools wie Google Forms, Eventbrite oder lokale Vereinssoftware – kostengünstig und datenschutzfreundlich, wenn du die Teilnehmenden informierst.
Nach dem Event: Feedback, Danksagung, Nachhaltigkeits-Check
Direkt nach dem Lauf sammle ich Feedback per kurzer Umfrage (2–3 Fragen). Das hilft, die Route, die Verpflegung oder den Zeitplan zu verbessern. Ich danke den Volunteers öffentlich auf Social Media und in der Dorfinfo. Dann mache ich einen Nachhaltigkeits-Check: Waren Zonen belastet? Gab es Müll? Habe ich die Vereinbarungen mit Behörden eingehalten? Diese Reflexion ist entscheidend, um Vertrauen zu erhalten und künftige Events noch besser und noch nachhaltiger zu gestalten.